+36-1/461-8030 revol@revolution.hu

Image

Modern alapokra helyezett
professzionális vállalati dokumentum- és munkafolyamat menedzsment

Ügyfél
Fevita Hungary Zrt.

Megoldások

M-Files

Iparág

Egyéb gyümölcs-, zöldségfeldolgozás, -tartósítás

Cégméret
150-199 fő

Ország
Magyarország

Letöltés
Esettanulmány
A Fevita Hungary Zrt. több mint 50 éve Magyarország egyik legnagyobb gyorsfagyasztásos tevékenységgel foglalkozó vállalkozása. A társaság fő tevékenysége gyorsfagyasztott termékek előállítása, éves termelési kapacitásuk több mint 32 ezer tonna, termékeiket belföldi és export piacon egyaránt értékesítik.  A vállalat számára rendkívül fontos a magas minőség biztosítása, amit igazol, hogy a belföldi piaci részesedésük 22%-ával a legnagyobb magyar szereplőnek számítanak a szektorban. 
Image
”Gyorsabb és hatékonyabb lett a cégünk működése, bárhol és bármikor ki tudom nyerni a szükséges információkat a kollégák segítsége nélkül és lehetőség szerint azonnal jóvá tudok hagyni a mobil applikáció segítségével.”

Perlaki Csaba FEVITA Hungary Zrt.
elnök-vezérigazgató

Előzmények, az igények megfogalmazása

A Fevita Hungary Zrt. korábban papír alapon kezelte a szerződéseket, számlákat és azok jóváhagyását, mindösszesen egy iktatórendszer állt rendelkezésükre, az is csak a levelezés nyilvántartására. Az iratok és a munkafolyamati lépések nyomonkövetésének támogatására elvárásként fogalmazódott meg egy dokumentumkezelő és folyamattámogató rendszer bevezetése. Fontos volt számukra, hogy a kiválasztott rendszer minden platformon működjön: legyen Windows operációs rendszerrel rendelkező számítógépre telepíthető kliens programja, elérhető legyen weben keresztül, továbbá rendelkezzen mobil applikációval is, amely segítségével a felhasználó bárhonnan, bármikor információhoz juthat, ill illetve el tudja végezni a jóváhagyásoka.

A dokumentum és munkafolyamat-menedzsment rendszer kiválasztásának folyamata

Alapvető elvárás volt az iratok és a munkafolyamatok jogosultsághoz kötött kezelése, azonban a vezetőség által támasztott egyéb igényeket (több platformon működő rugalmas rendszer) csak egy tudta teljesíteni. A Fevita Hungary Zrt. az M-Files EIM rendszerben találta meg a problémáira a tökéletes megoldást. Nem mellesleg, a különböző típusú licencek optimálisan öss összeválogatott csomagjával, a rendszer teljes bevezetésének összköltsége is kedvezőnek bizonyult. A szervezet jövőbeni célja a jelenleg használt Microsoft NAV integrált vállalatirányítási rendszer és az M-Files összekötése, amellyel a napi operatív működés még hatékonyabbá tehető.

Az M-Files rendszer bevezetése

Az M-Files bevezetése egy alapos felméréssel kezdődött, ahol meghatározásra kerültek, hogy milyen dokumentumokat kezelnek a szervezeten belül, azokat milyen jellemzőkkel lenne célszerű felruházni. A munkafolyamatokat is lépésről lépésre végigvették, felülvizsgálták, optimalizálták, néhol egyszerűsítették. Elméletben előre lefektették az alapokat, ezért a rendszer teszt telésénél már csak apróbb módosításokra volt szükségük a hatékonyabb operatív működés eléréséhez.
”Meglátásunk szerint a REVOLUTION támogatása elengedhetetlen volt számunkra. A felmérést dinamikusnak, logikusnak és jól felépítettnek értékeltük, a feltett kérdések segítették a gondolkodásunkat, így hatékonynak tartjuk az első szakaszt.”

Bognár-Horváth Viktória - Fevita Hungary Zrt.
főkönyvelő
A Fevita Hungary Zrt. véleménye szerint a rendszer sikeres b bevezetésének záloga az volt, hogy elegendő időt szántak a felmérésre, megfelelő számú felhasználó került bevonásra a kialakításba, továbbá az M-Files az első pillanattól kezdve a felsővezetés támogatását élvezte. 

Gyakorlati tapasztalatok

A Fevita Hungary Zrt. célként fogalmazta meg, hogy minden dokumentum csak az M-Files rendszerében keletkezhet, módosulhat (a verziókövetés és korábbi verzió visszaállítása megoldott) és kerülhet véglegesítésre, továbbá a beérkező dokumentumok is ebben kerülnek tárolásra. Az M-Files különböző keresési struktúrájának kialakításával, többfajta logika szerinti csoportosítással tekinthetők meg a dokumentumok, miközben csupán egyszer vannak tárolva a rendszerben, így minden felhasználó megtalálja a munkájához legjobban használható nézetet, vagy alakítja ki a sajátját. Ezzel a korábbi nyilvántartó excel táblákat is ki tudták váltani. Az M-Files rendszer képes keresni a dokumentum nevében, jellemzőiben és magában a tartalomban is, továbbá a kereshető dokumentum mellé (word, excel, pdf, stb.) csatolható a szkennelt kép is, a többfájlos dokumentumnak köszönhetően. Egy egyszerű kereséssel így könnyen megtalálható minden dokumentum tartalom. Az M-Filesban az adott munkafolyamati lépésekhez határidő rendelhető, amelyhez figyelmeztető értesítések, emlékeztető e-mailek küldése beállítható, így a felhasználók feladat delegálása automatikusan megtörténik. A munkafolyamati lépések állapotának folyamatos vizsgálatával a szervezet hatékonysága nő, hiszen időben észlelhető az elakadás, vagy az olyan eset, amikor nehézség lép fel a folyamatokban. Az M-Files Az M-Files rendszerben a jogosultságkezelés nem csak személyre szabottan, hanem felelősségi körökre is kialakítható. Az új felhasználót egy előre definiált csoportba lehet felvenni és nem szükséges minden beállítást elölről elkezdve megtenni. A felhasználók törlése is egyszerű, mindösszesen a név mögött megjelenő „törölt” szó jelzi, hogy már nem aktív, viszont visszakereshetők maradnak a korábbi módosítások. Üzemeltetési szempontból előnyként értékelik, hogy az adatokat egy adatbázisban tartja nyilván az M-Files rendszere, ezért elég egy adatbázis biztonsági mentéséről gondoskodni. Az M-Files megfelelő dokumentálásnak köszönhetően a kérdéseikre gyorsan és egyszerűen választ kapnak, nem szükséges az ügyfélszolgálathoz fordulni. A bevezetése előtt papír alapon kezelték a Fevita Hungary Zrt -nél a dokume -nél a dokumentumokat, ezért néhány munkatárs attól tartott, hogy nehezen fogja megtanulni a rendszer kezelését. Az M-Files felhasználóbarát, így minden felhasználó gyorsan belerázódott a rendszer egyszerű kezelésébe, sőt, a mobil applikációt is előszeretettel veszik igénybe.
„Az M-Files funkcionalitása olyan sokrétű, hogy egyedi fejlesztésekre nem volt szükség, illetve mivel a könnyen kezelhető admin felületen rugalmasan alakítható a rendszer, így fejlesztői erőforrás bevonása sem szükséges, az új üzleti igények teljesítése akár azonnal megtehető.” 

Lajkó János - Fevita Hungary Zrt.
informatikai vezető

Előnyök

A munkatársak szerint egy olyan rendszerük van, amiben minden megtalálható, kezdve a szerződéstől, a teljesítési igazoláson át a számláig, visszakereshetők, nem kell a papír alapú iratokat másolni és gyorsabban meg is találják a dokumentumokat, mint eddig, hiszen nem kell a mappákban keresgélni.

  • az M-Files használatával a cég hatékonyabb és gyorsabb
  • az iratokat egy rendszerben tárolják, jogosultságokkal szabályozva
  • a mobil eszköz segítségével bárhol, bármikor kinyerhető az információ, jóváhagyható a folyamat adott lépése, meg- szüntek a kollégák közötti erre irányuló telefonos egyeztetések
  • a vállalat jövőbeni víziójához illeszkedik a rendszer, további folyamatokkal kívánják bővíteni az irattár jelenlegi szerkezetét,
  • a felhasználók napi szintű feladatainak delegálása csökkent.
„Összességében azt kell, hogy mondjam, minden nap gazdagodunk és fejlődünk a program által. Én szinte élvezem, hogy ha valami eszembe jut, hogy majd megnézem a számlán, nem azt jelenti, hogy szólok az egyik kolléganőmnek, hogy keresse elő, szedje ki, aztán hozza át, majd vigye vissza, fűzze le és tegye a helyére, hanem azt, hogy megnyitom a M-Filest és beírok e egy két szót a keresőbe. Micsoda különbség! “


 Szemerei Judit - Fevita Hungary Zrt.
gazdasági igazgató